A partir de 1 de Janeiro de 2011 os sujeitos passivos de IRC e IRS que utilizam programas informáticos de facturação ficam obrigados a utilizar programas que tenham sido previamente certificados pela Administração Fiscal. O pedido de certificação do software utilizado pelos contribuintes não cabe a estes, cabendo antes aos produtores de software.
 

Os produtores de software devem proceder ao pedido de certificação das soluções que disponibilizam ao mercado por forma a que em Janeiro de 2011 possam garantir aos seus clientes a utilização duma solução devidamente certificada pela DGCI. A legislação prevê que o façam já a partir de Setembro de 2010.
 

Os sujeitos passivos por sua vez e porque não lhes cabe a eles o pedido de certificação de software, devem assegurar-se de que utilizam um programa de facturação ou de emissão de talões de venda se encontra devidamente certificado pela Administração Fiscal. Aliás, idêntico procedimento se aplica quando os contribuintes utilizam facturas impressas em tipografia na medida em que estão obrigados a produzi-las em tipografias devidamente autorizadas pela DGCI.
 

E para que os sujeitos passivos possam assegurar a utilização duma solução certificada pela DGCI, como imposto pela legislação, prevê-se nesta mesma legislação a publicação da lista actualizada dos programas, respectivas versões e seus produtores no sitio da Internet da DGCI (Portal das Finanças).
 

Esta lista, que será constantemente actualizada, será composta quer pelas soluções que obtiveram a certificação junto da DGCI quer por aquelas que, por uma qualquer razão, viram revogado o certificado obtido.
 

Com base numa série de regras e disposições técnicas estabelecidas na Portaria n. 363/2010, nomeadamente através da obrigatoriedade dos documentos de facturação passarem a ser assinados através duma assinatura digital baseada numa chave privada de conhecimento exclusivo do produtor de software e de uma chave pública do conhecimento da DGCI, esta entidade governamental criou as condições para que os programas de facturação não contenham quaisquer funções que permitam ao sujeito passivo a adulteração de dados registados, minimizando assim a fraude e a evasão fiscal e garantindo a inviolabilidade da informação inicialmente registada.

 

No que toca aos procedimentos de facturação a que estávamos habituados vamos assistir a algumas restrições dadas as regras agora impostas pela legislação, nomeadamente quanto às inúmeras facilidades a que se foram habituando os sistemas de informação.
Era vulgar encontrar nos sistemas de facturação mecanismos que permitam alterar documentos de venda após a sua emissão e impressão, nomeadamente para permitir ajustar pequenas imprecisões na sua criação. Tal não será agora autorizado, numa solução certificada, porque as regras da certificação vêm obrigar a que um documento quando assinado digitalmente deve-o ser conjugando a sua informação (data da documento, data e hora do registo do documento, valor do documento) com a assinatura do seu antecedente. Fácil será perceber que um documento gravado é um documento fechado.

Nada também que não se assista quando se emitem documentos de venda em facturas impressas em tipografias autorizadas. Nestas e perante um erro apenas temos uma solução: sinalizar a factura como anulada (se for caso disso) e fazer uma nova. O documento anulado ou corrigido permanece intacto no livro de facturas. Assim será também no repositório de dados do sistema de facturação. Anulamos o documento e fazemos novo ou corrigimos o documento errado através dum documento correctivo (nota de crédito ou nota de débito).
 

Nos documentos de venda impressos (facturas, talões de venda e documentos equivalentes) assistiremos a uma alteração evidente e explicita para os utentes da informação: a expressão “Documento processado por computador” a que todos nos habituamos nos últimos anos será substituída, de acordo com a legislação agora em vigor, pela expressão “Processado por programa certificado nº <Número do certificado atribuído pela DGCI>” antecedida de 4 caracteres da assinatura digital do documento em causa. Algo semelhante a isto passará a ser visível nos documentos impressos:
 

wTN8 - Processado por programa certificado nº 12345
 

Os caracteres “wTN8” no exemplo são parte da assinatura deste documento. Outros quatro caracteres veremos em outros documentos impressos garantindo que o documento impresso referencia a assinatura deixada no repositório de dados do sistema de informação.
 

Ao nível da obrigatoriedade já em vigor de exportação do ficheiro SAFT-PT, também se assiste a uma alteração importante e que vai reforçar os mecanismos de auditoria fiscal à disposição dos inspectores tributários.
 

O ficheiro SAFT-PT quando recolhido pela inspecção tributária passará também a conter as assinaturas digitais de todos os documentos de facturação registados no sistema de informação, permitindo desta forma que a Administração Fiscal valide a integridade dos registos de facturação do contribuinte.